Papierlose Kommunikation im Verein

Als gewähltes Mitglied in den Vorstand eines Kleingartenvereins kommen vor allem im Bereich der Schriftführung schier unendliche Aufgaben auf einen zu – meist entwickeln sich aus dem Wust an Arbeit zeitgleich auch Ideen, wie man den Büroalltag etwas angenehmer gestalten kann.

Nachdem wir unsere komplette Vereinsverwaltung vor gut zwei Jahren auf eine Online-Version umgestellt haben, erscheint jetzt die Phase II sinnvoll: die papierlose Kommunikation per E-Mail. Dabei sind verschiedene Dinge zu beachten, die, sofern nicht vorhanden, das Vorankommen ungemein erschweren können.

Wichtig ist vor allem eine gute Vereinssatzung, die die Vereinspost auch neben der klassischen Methode des Briefes überhaupt zulässt. Ist dies nicht der Fall, gilt es den Rahmen erst einmal im kleinen Kreis, also dem Vorstand, zu besprechen. Gegebenfalls holt man sich rechtlichen Rat beim Bezirks- oder Landesverband oder auch einem Anwalt. Letztgenannter arbeitet allerdings meist nicht umsonst.

Für neue Mitglieder sollte ein sogenannter „freiwilliger Zwang“ bei der Aufnahme vermittelt werden. Beschreiben Sie dem Bewerber auf eine Mitgliedschaft, warum die papierlose Kommunikation in Ihrem Verein so wichtig ist.

Überlegen Sie sich gemeinsam im Vorstand, wie sie bestehende Mitglieder über diese Veränderung leicht und verständlich informieren wollen. Am besten eignet sich dazu die Jahreshauptversammlung oder andere offizielle Anlässe des Vereins.

Gestalten Sie, bevor es in die Ankündigung geht, eine Einverständniserklärung, in der das Mitglied seine E-Mail-Adresse bestätigt und sich verpflichtet, regelmäßig seinen Posteingang zu überprüfen. Ebenso, dass Veränderungen in den Kontaktdaten zu sofort an den Verein gemeldet werden – was theoretisch sowieso eine Pflicht des Mitglieds ist.

Sind diese Gedankengänge angestoßen und abgearbeitet, steht dem praktischen Teil nichts mehr im Weg und Sie können jetzt durchstarten.

Ein starker Auftritt nach außen

Ihr Verein hat noch keine Homepage? Dann sollten Sie dieses schnell ändern! Von einem gepflegten und strukturierten Internetauftritt profitieren mehrere Zielgruppen:

  • Interessierte an einer Vereinsmitgliedschaft und / oder einem Unterpachtvertrag
  • Mitglieder des Vereins, um Termine und Nachrichten für das laufende Gartenjahr zu erfahren
  • Lokale und regionale Pressevertreter, um bei Jubiläen und Feierlichkeiten des Vereins für Interviews und Fotos vor Ort sein zu können
  • Sie, denn als Mitglied des Vorstandes nimmt Ihnen eine Homepage viel Arbeit im Vereinsalltag ab

Ausreden wie das ist zu teuer, wer soll den Auftritt pflegen, da guckt sowieso keiner rein: All das gilt heutzutage nicht mehr! Lösen Sie sich von diesen Gedanken und starten durch. Wenn Sie es nicht können, dann kann es ein anderer. Mindestens ein Mitglied in einem Kleingartenverein hat schon mal eine Homepage erstellt. Heutzutage freuen sich viele Personen darüber, wenn die Stunden der Gemeinschaftsarbeit in anderweitige Aufgaben umgewandelt werden.

Überfrachten Sie Ihre Homepage nicht mit Inhalten, Fotoarchiven der letzten 70 Jahre, Besucherzählern oder Gästebuch. Beginnen Sie mit dem Wesentlichen:

  • Eine Startseite, mit der Sie den Besucher abholen und Grundinformationen bieten
  • Eine Historie des Vereins, gepaart mit einigen Fotos von früher und heute
  • Eine Terminübersicht der Sprechzeiten, Gemeinschaftsarbeiten und Feierlichkeiten
  • Eine Möglichkeit zum Download von Dokumenten wie Vereinssatzung, Gartenordnung, Bewerbungsbogen Interessierte
  • Ein Kontaktformular, welches Ihnen zukünftig viel Arbeit abnehmen wird
  • Natürlich ein Impressum und Angaben zum Datenschutz

Eine Homepage ist niemals fertig – sie muss leben. Geben Sie der beauftragten Person regelmäßig aktuelle Informationen, um neue Inhalte einzufügen. Lassen Sie ihr die Freiheit, Texte und Layout selbst zu gestalten. Im Optimalfall besetzen Sie gerade völlig unbewusst den Bereich „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ mit einem motivieren Vereinsmitglied langfristig.

Spätestens nach einem Jahr werden Sie merken, wie sich Gespräche auf dem Weg der Kleingartenanlage oder in der Sprechzeit auf das Wesentliche minimieren, da grundliegende Informationen von den Mitgliedern das ganze Jahr über online zur Verfügung stehen.