Papierlose Kommunikation im Verein

Als gewähltes Mitglied in den Vorstand eines Kleingartenvereins kommen vor allem im Bereich der Schriftführung schier unendliche Aufgaben auf einen zu – meist entwickeln sich aus dem Wust an Arbeit zeitgleich auch Ideen, wie man den Büroalltag etwas angenehmer gestalten kann.

Nachdem wir unsere komplette Vereinsverwaltung vor gut zwei Jahren auf eine Online-Version umgestellt haben, erscheint jetzt die Phase II sinnvoll: die papierlose Kommunikation per E-Mail. Dabei sind verschiedene Dinge zu beachten, die, sofern nicht vorhanden, das Vorankommen ungemein erschweren können.

Wichtig ist vor allem eine gute Vereinssatzung, die die Vereinspost auch neben der klassischen Methode des Briefes überhaupt zulässt. Ist dies nicht der Fall, gilt es den Rahmen erst einmal im kleinen Kreis, also dem Vorstand, zu besprechen. Gegebenfalls holt man sich rechtlichen Rat beim Bezirks- oder Landesverband oder auch einem Anwalt. Letztgenannter arbeitet allerdings meist nicht umsonst.

Für neue Mitglieder sollte ein sogenannter „freiwilliger Zwang“ bei der Aufnahme vermittelt werden. Beschreiben Sie dem Bewerber auf eine Mitgliedschaft, warum die papierlose Kommunikation in Ihrem Verein so wichtig ist.

Überlegen Sie sich gemeinsam im Vorstand, wie sie bestehende Mitglieder über diese Veränderung leicht und verständlich informieren wollen. Am besten eignet sich dazu die Jahreshauptversammlung oder andere offizielle Anlässe des Vereins.

Gestalten Sie, bevor es in die Ankündigung geht, eine Einverständniserklärung, in der das Mitglied seine E-Mail-Adresse bestätigt und sich verpflichtet, regelmäßig seinen Posteingang zu überprüfen. Ebenso, dass Veränderungen in den Kontaktdaten zu sofort an den Verein gemeldet werden – was theoretisch sowieso eine Pflicht des Mitglieds ist.

Sind diese Gedankengänge angestoßen und abgearbeitet, steht dem praktischen Teil nichts mehr im Weg und Sie können jetzt durchstarten.

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